各位供应商: 我公司在执行新版GSP的过程中,发现在运输和退货环节存在着一些不符合要求的地方,我公司对此进行了修正,希望供货企业理解并配合执行。 一、新版GSP要求:“供货方委托运输药品的,企业采购部门要提前向供货单位索要委托的承运方式、承运单位、启运时间等信息,并将上述情况提前通知收货人员;收货人员在药品到货后,要逐一核对上述内容”,“冷藏、冷冻药品到货时,查验冷藏车、车载冷藏箱或保温箱的温度状况,核查并留存运输过程和到货时的温度记录;对未采用规定的冷藏设备运输或温度不符合要求的,应当拒收,同时对药品进行控制管理”,针对以上条款,我公司做出如下规定: 1、 供货方在发运货物前,需告知我公司采购员其运送方式,是公路运输、海路运输、铁路 运输或空运,企业自送还是委托运输,如果是委托运输,请说明委托哪家物流公司运送,什么时候启运,有中转的,通过几站中转,中转公司是哪几家?以便我公司采购员在录入采购订单时将上述信息输入计算机系统。注意:必须是在发运货物前通知,因为我们的采购订单日期必须早于供货方的随货同行单和运输单上的启运日期! 2、 货物送达时,我公司收货员要根据采购订单上的物流信息进行物流单的核对。 a. 为企业自送的,需查核其运输单据是否符合要求,单据上必须有发运方式、运输工具、 发运时间;发运方式为企业自送,运输工具为厢式货车或冷藏车或车载保温箱等,注意:运输工具不可以是敞蓬车!运输单据必须是供货单位自制的,单位名称为直接印刷的,而非手工填写的!其发运时间必须等于或晚于随货同行单上的日期! b. 为委托运输的,需查核其物流单是否为采购订单上注明的运输单位,物流单上的发货方 (寄件发)是否为随货同行单上的供货单位,及是否从供货企业所在地寄出,收货方是否为我单位的名称、地址,收货人是否为我公司采购员、收货员或验收员,物流单上的寄件日期是否为采购订单上的启运时间。有货物中转的,必须提供从最前一站到最末一站的全过程的物流单。物流单的流向及接收信息能在网上查到。以上信息全部符合的我公司收货员才认可其运输物流凭证为有效,否则拒收。 3、 冷藏药品运送时,供货企业应根据路程、药品数量等情况配备冷藏车、冷藏箱或保温箱 进行运送,并能从温度监测设备上直接打印出运送途中的温度数据,数据从启运时间开始到送达时间,每5分钟记录一次。温度数据要求:生物制品2-8℃,其他冷藏药品2-10℃。注意:温度数据必须现场在温度监测设备上直接打印,不可后补!冷藏药品运送时间原则上不超过三天,特殊情况的请和采购员提前说明,以便采购员在采购订单上录入。符合以上内容的我公司方才收货,否则拒收。 二、为加强购进退出药品的管理,我公司对购进退出药品的运送方式作出如下规定: 1、经我公司审计,本地现有的几家快递公司不具备运输药品的质量保障能力,故本公司停止对退货药品的代办托运业务,一律由供货单位自行提取。 2、为供货企业委托书上的销售人员来提货的,我公司退货库保管员需查对其身份证复印件,与备案一致的方可提货; 3、为供货企业其他人员来提货的,需出具加盖供货企业公章的提货委托书; 4、为供货企业运输车辆来我公司送货时带回的,需由驾驶员在交接单上签名,并记录车牌号以备查。 5、冷藏药品退货时需由供货单位用冷藏设施进行运输,没有冷藏设备的不可提货。 三、我公司资料查询联系电话 1、到货前资料查询:质管部:唐晶晶0580-3801303;陆琼0580-3800468;传真0580-3800468。 2、到货查询包括到货资料查询:验收员李林15906802471;收货员陈杰18606862087。 3、公司地址:舟山市普陀区东港街道海洲路239号 以上规定从2014年6月1日开始执行,再次感谢各供货企业的支持! 顺祝商祺!
舟山市普陀医药药材有限公司 二O一四年五月二十二日
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