服务中心管理制度

第一章 总    则

第一条为加强服务中心管理，规范服务行为，推进服务型企业的建设，促进经营发展，现结合公司经营的实际，制定本制度。

第二条 服务中心工作在注重协调和沟通的基础上，应遵守依法、便捷、高效、廉洁的原则。

第二章    机构和职责

第三条服务中心归公司领导直管，接受集团总公司对口业务指导和监管。

第四条服务中心由财务、行政人事、销售开票和仓库储存四个职能板块组成，原则上统一管理公司人、财、票、物。

第五条服务中心根据服务专项事务归口负责管理原则，下设财务组和行政人事组

第六条服务中心岗位职责

1、协助公司制定人力资源战略，负责公司人力资源管理制度的制定和落实；

2、协助公司制定财务战略，负责公司财务管理制度的制定和落实；

3、协助公司推进企业内部管理体系的完整和平稳运行的建设，负责督促、检查各中心制度的执行情况；

 4、负责公司人事工作的管理，调解劳资纠纷；

5、负责公司行政事务工作的管理，组织制定行政事务管理制度并进行落实；

6、负责公司财务日常管理，完善财务核算体系和财务监控体系，有效的进行内部控制；

7、负责合理安排资金运用，保证经营活动资金需求；

8、组织信息技术化建设，负责管理与维护公司信息操作系统的正常运行；

9、组织对公司耗材、办公用品等物资统筹管理，建立成本控制体系，有效降低公司费用；

10、负责公司物业管理，维护和优化公司经营内环境；

11、组织企业文化建设，促进企业和谐发展；

12、负责公司安全生产管理，组织建定和落实安全生产管理制度；

13、负责仓储商品库存管理，定期进行帐货核对。

14、协助公司做好各部门职能协调，调整和整合各项资源，提高公司效能；

15、完成上级领导交办的其他任务

第三章  人员配置和岗位职责

第七条：服务中心人员配置遵循适用、综用、效用三原则，应充分发挥人员的利用率。

第八条：服务中心人员岗位设置及岗位职责，做到职责分明，责任到人。

一、服务中心负责人岗位职责

1、 协助公司领导，参与公司经营管理和决策；

2、 负责为公司制定发展战略规划提供财务、人力资源等方面的信息资源和分析；

3、 主持制定公司人力资源、财务、行政事务、信息技术、安全生产等管理制度，完善公司管理制度体系；

4、 领导服务中心制定年度中心工作计划，完成年度任务目标；

5、 监督中心的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导；

6、 主持对重大经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制，审核公司资金流向，监督资金运营情况，审核财务报表；

7、 组织开展公司财务内控工作，指导和督促各环节内控管理工作，检查各环节开展内控的情况；

8、 领导人力资源管理工作的实施，为企业发展提供充足的人才供给和良好的人才环境；

9、 领导行政事务工作，保障后勤支持；

10、领导信息技术管理工作，加强信息技术适用性的建设；

11、负责公司内部企业文化建设工作；

12、负责对服务中心员工队伍建设，提出和审核人员调配、培训、考核等意见；

13、协调中心内部及中心与公司其它部门间的关系，解决争议；

14、协调公司同银行、工商、税务、社保等政府部门的关系；

15、负责组织公司对外形象宣传，代表公司与外界有关部门和机构保持良好公共关系；

16、完成上级领导交办的其他任务。

二、行政人事组负责人岗位职责

1、组织制定和修订人事、行政事务、考核等管理制度；

2、承办人员招聘、录用、任免、调动、离职等人事变动工作，建立人事档案；

3、协助中心负责人制定和修订薪资方案和各项福利政策，承办每月工资核算，及时出具工资报表；

4、协助中心负责人制定考核方案，引导各部门做好考核实施，收集和整理考核资料；

5、负责劳动合同的签订和劳资关系的调解工作；

6、负责公司劳动纪律、考勤管理及质量奖惩的实施落实；

7、负责员工体检工作，做好人员健康情况反馈，建立和管理员工健康档案；

8、协助中心组织开展员工培训工作；

9、负责公司党支部和工会事务，跟进上级党工委的工作要求，协助公司开展支部和工会工作；

10、负责公司重要会议、重大活动的筹备工作，接待公司重要来访客人；

11、负责考察和确定宾馆餐饮单位的定点工作，代表公司签订相关服务协议，负责日常需求预定和帐务审核；

12、负责处理非业务类与社区、街道、政府相关职能部门的往来事务，建立和维护良好关系；

13、负责跟进与人员相关的政策信息的变动，利用好社保、就业、残联等部门的企业优惠政策，做好相关事项的申报；

14、协助公司开展企业宣传推广工作，负责组织建设公司网站；

15、负责组内的日常管理，做好团队建设，提出和审核成员的调资、调配、培训、考核等意见；

16、完成上级领导交办的其他任务。

三、行政事务专员岗位职责

1、协助中心制定和修订安全生产、资产、物业、安保、办公用品采购等相关制度。

2、负责公司各种证照的申报、变更、年检、注销等事务；

3、负责公司资产管理，建立资产登记台帐；

4、负责公司固定资产租赁以及公司设施设备的维护；

5、负责公司各类车辆保险和车辆燃料使用管理，建立车辆管理档案；

6、协助公司落实安全生产管理制度，开展员工安全生产教育。

7、负责公司安保工作的管理，定期监督检查执勤情况。

8、协助各中心定期进行安全隐患排查，排查结果及时反馈给公司，协助公司制定处理方案，并组织实施。

9、负责公司经营性设备、耗材和办公用品的采购，协同使用部门做好设备和品用的验收工作；

10、负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、布置、绿化、清洁等工作的指导；

11、负责公司用水、用电的管理工作，做好水、电的计量基础管理工作，定期对计量器具、电器设备、线路、管道等进行检查和维修；

12、负责公司消防、抗台等工作，制定应急预案，协助公司组织应急抢险救灾工作；

13、协且公司做好基建工程（装修、改建、修缮）的监管，负责对工程材料、人工费等费用的预算、核算工作；

14、协助公司对危险化学品的管理，负责报废药品及经营性垃圾的处置；

15、完成上级领导交办的其他任务。

四、文书（兼档案员）岗位职责

1、遵照公司收发文管理制度，办理上级来文和公司发文的相关操作事务；

2、按照公司印签管理制度，负责对公司印章保管、使用，并对各部门印签使用给予指导和监督。

3、负责公司报刊杂志年度订阅、信件邮发和公文、信件、邮件、报刊杂志的日常分送工作；

4、遵照公司档案管理制度，负责公司档案接收、整理、保管和检阅工作，并执行必要的保密措施；

5、负责档案室库房的管理工作，保持库房整洁、干燥，防止档案霉变虫咬。

6、负责公司办公用品及相关耗材的领用工作，建立领用登记台帐；

7、负责办公用品及相关耗材的保管工作，每月核对，保证帐货一致，及时向采购人员反馈物品使用情况以及库存情况，提供品种、数量调整的合理化建议。

8、配合服务中心做好各类会议、培训的会务工作；

9、协助服务中心做好来人来访的接待工作；

10、完成上级领导交办的其他任务。

五、信息技术管理员岗位职责

1、负责计算机系统硬件和软件的安装、测试及网络维护；

2、做好公司信息系统的升级换代及硬件更新工作，确保服务器与终端机正常运行；

3、建立安全、稳定的网络环境，有固定接入互联网的方式和安全可靠的信息平台，实现部门之间、岗位之间信息传输和数据共享；

4、负责系统程序的运行及维护管理，确保系统网络安全；

5、负责系统数据库管理和数据备份，保证系统日志的完整和数据的安全；

6、负责预设各岗位人员的系统操作权限，并报告质管审核；

7、根据各中心负责人的要求设定各岗位人员的报表使用权限；

8、负责药品经营业务票据生成、票据打印的设置和管理；

9、负责培训、指导相关岗位人员使用系统；

10、负责建立系统硬件和软件管理档案；

11、根据公司经营理念，策划、设计和管理公司网站，负责公司网站的信息发布和日常维护；

12、做好公司网与国家相关部门和互联网接入情况的监测工作，确保及时向相关部门上报信息；

13、掌握机房数据通信电缆布线情况，管理网络机房的温度、湿度和通风状况；确保网络机房内各种设备的正常运转，网络机房做到防水、防火、防尘、防静电、防鼠害等工作，保持机房整洁有序。

14、协助各部门对PDA、扫描器、复印机以及温湿度监测系统的维护和保养工作；

15、完成上级领导交办的其他任务。

六、财务组负责人（主办会计）岗位职责

1、协助公司制定财务规划，及时为公司重大经营决策提供信息支持；

2、负责制定和完善财务管理的各项制度，监督检查执行情况；

3、负责组织公司财务预算、决算；

4、负责组织公司成本核算；

4.1参与公司采购价格、销售价格制定及修订；

4.2负责组织产品销售成本核算、营销服务成本核算、人工成本等各项成本核算；

5、负责财务监督与管理工作；

5.1监督产品采购与入库工作，确保入库记录与记账的真实、准确；

5.2监督库存产品保管与出库工作，定期组织盘存；

5.3监督督促应收帐款的回收与检查，组织对不良债权处置；

5.4组织审核所有购销合同；

5.5定期组织固定资产、流动资金清查、核实；

5.6负责组织税务筹划，合法纳税，做好年度汇算清缴工作；

6、组织公司财务分析，定期编制会计报表，根据财务状况，提出合理化建议；

7、监督指导会计、现金出纳管理；

8.1监督指导会计分类记帐，填制传票，保证各类凭证准确、真实、完整；

8.2监督审核各类日记账、总账、分类账填制；

8.3监督公司现金存款与出纳管理；

8.4监督货款付款组票入账；

8.5监督销售发票开具业务；

9、合理安排资金运用，保证满足经营活动资金需求；

10、组织商品流通统计工作，定期出具商品流通统计分析；

11、负责工商年检工作；

12、负责公司会计资料的整理、归档和保存；

13、协调与税务、银行、统计等相关政府部门等机构建立并保持良好的关系；

14、负责仓储管理，协同营销中心梳理商品“进、销、存”流程，加强保管员对商品进出库的操作规范；

15、负责财务人员队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见；

16、完成上级领导交办的其他任务。

七、会计岗位职责（零售）

1、负责葆仁堂二家诊所和四家药店的财务核算工作；

1.1对各种原始凭证按时收集、分类、整理并审核，每月编制会计凭证，进行会计核算；1.2完成各类报表的申报工作，如《信息采集表》、《所得税申报表》等，及时提供会计

  资料；

1.3对各营业点的收入、成本进行监督和审核；

2、在货款、费用审核方面，严格执行资金管理和审批制度，保证各项资金收付安全、准确、及时；

3、负责登记固定资产卡片，包括固定资产的登记、增减、移转、折旧等工作；

4、负责调换葆仁堂医疗门诊发票；

5、统计方面：负责葆仁堂医疗有限公司在《统计联网直报平台》上的月报、季报、年报等。每月在《人力资源和工资统计信息系统》上编制工资台帐。每月按时登记《舟山市服务业企业统计台帐》；

6、负责业务员提成的结算。每月初根据公司营销系统的销售、回款数据报表结合《销售人员内部责任制考核办法》和回款调整表，及时准确编制《业务员销售考核表》；

7、在公司应收款核对方面，编制客户应收款对帐函，后期对已回收的对帐函，进行分析和整理；

8、负责职工住房公积金缴纳工作，包括办理职工住房公积金的开户、封存、多托退回等手续；

9、负责工会年度报表的编制；

10、负责对葆仁堂会计凭证的整理、装订；

11、负责葆仁堂财务章和法定代表人印章的保管、使用并登记入册；

12、完成上级领导交办的其他任务。

八、会计岗位职责（批发）

1、负责按时根据原始单据编制会计记账凭证；

2、负责根据批审通过的发票或者付款通知单，在相应的银行进行付款；

3、负责预付货款及托收的发票经业务员组票后在系统里确认；

4、负责填制、报送各类统计报表；

4.1填制、报送区统计局要求的各类报表；

4.2填制、报送区商务部要求的各类报表；

4.3填制、报送其他政府部门要求的各类报表；

4.4负责对所有报表的整理和留存；

5、负责每月定时完成商品流转统计分析；

6、做好各社区街道卫生院的销售汇总表；

7、负责每月与舟山医院，普陀医院，舟山市妇幼保健医院和舟山市中医院对账工作；

8、做好当月应收款回款勾账的工作；

9、做好业务员进口药品销售的汇总和回款调整表；

10、核对药械采购平台上的药品和器械的金额，如有不符，及时和各医院及社区街道卫

生院对账；

11、负责对公司会计凭证的整理、装订；

12、完成上级领导交办的其他任务。

 九、出纳岗位职责

1、负责各项零星费用现金收支及网银支付；

2、定期或不定期去银行拉回单等所需事务以及办理银行相关业务；

3、审核货款票据：购货发票经主管领导确认签字后仔细核对每笔金额，并确认再网银录入；如已网银付款再在公司营销系统平台确认；

4、负责每月按时编制会计记账凭证；

5、负责每日按时记录现金日记账并核对现金余额；

6、负责每月按时银行对账:输入对账单,保证余额相符；

7、负责按时向集团上报日资金流量表；

8、协助完成部分统计工作；

9、负责每月按时发放员工工资；

10、负责公司财务章、法定代表人印章的保管、使用，并登记入册；

11、负责对公司会计凭证的整理、装订；

12、完成上级领导交办的其他任务。

十、货款结算员岗位职责

1、审核供货单位提供的发票并进行分类、整理、保管；

2、及时将发票抵扣联提交给财务部门；

3、掌握公司与供货方的结款协议或约定；

4、收集和掌握商品价格变动情况；

5、收集和掌握商品补损、补运费等相关情况；

6、根据结款协议或约定，进行定期和不定期的货款结算工作；

7、对符合结款要求的发票按发票内商品的品名、数量、单价等信息进行核对，核对无误后，进行系统内组票；

8、组票时要关注商品实际到货数量、价格、规格、销量、销价等信息，进行结算分析；

9、 对于有疑问的结算情况，应及时向采购人员、供货方查明原因，待确认处理办法后，

进行相关的价格补差、费用补费登记后，再进行组票登记；

10、组票成功后，导出入库单，并填写付款通知单；

11、将付款通知单经采购负责人审核后，报主管业务领导审批后，提交给财务付款；

12、对于预付款商品结算，根据《货款承付预付通知单》与供货方发票先进行核对，再对每个商品进行结算分析，核对一致的完成结算组票；如有差异，退回采购部确认差异原因，并催促处理差异，最后才可完成结算组票，导出入库单，报主管公司领导审批，送财务部门清帐备档。

13、以良好的服务态度接待客户来人来电，配合与货款结算相关的询征工作；

14、完成上级领导交办的其他任务

十一、开票岗位责职

1、开具销售清单应遵守先进先出的原则，认真确认品名、规格、数量、产地，保证开票准确、及时；

2、负责线上开具药品、医疗器械、麻精药品的销售清单；

3、负责线下开具药品、中药饮片、医疗器械、参茸保健品等商品的销售清单；

4、负责开具煎药房中药饮片移库销售清单；

5、按客户归类整理已开具的各类销售清单；

6、根据销售清单的票据编号勾选并打印各客户所需的发票；

7、将社区医院或各公立医院的发票通过公司营销系统把相对应的发票号码输入并导出上传至药械采购平台；

8、将“两票制”药品的购货发票扫描后上传到营销系统，并随时关注动态，如发现变动及时处理；

9、 完成部分销售收款工作；

10、关注开票过程中商品供需情况，及时反馈给采购人员进行商品结构、数量的调整；

11、完成上级领导交办的其他任务。

十二、保管员岗位职责

1、熟悉并遵守公司制定的GSP质量管理制度，并严格按照程序规范操作；

2、根据计算机系统上显示的验收记录接收药品入库，核对品名、规格、产地、数量、批号并对包装和外观质量进行复查；

3、根据药品的质量特性对药品进行合理储存；

4、根据营销中心开具的销售清单按每个客户所需内容发货，保证发货的及时性和准确性；

5、负责在库商品周期性和临时性盘存工作，发现库盈或库亏等情况立即报告主管部门负责人，及时进行调整，以保证货、帐相符；

6、协助养护人员做好中药饮片、药品的日常养护工作；

7、按照GSP质量管理标准，做好整零药品阵列和保管工作；

8、在日常发货过程中如有缺货现象及时处理；

9、负责设立商品效期提示牌，管理好效期商品，做到先进先出，并对效期商品进行呈报；

10、责任库区内发现有质量异常的药品应立即在计算机系统上锁定，并向质量管理中心报告；

11、负责采取遮光、防鼠、防虫、防潮、防霉、防尘、防污染、防火等相应措施，保证存储条件；

12、协同服务中心、质管中心人员做好在库设施设备管理、消防安全管理以及库内环境监测管理等工作；

13、配合合作单位异地库的入库、出库、盘货等工作；

14、负责打扫、保持责任库区的清洁卫生工作,整理好库区。

15、完成上级领导交办的其他任务。

第十三条 养护员岗位职责

1、坚持“质量第一”的原则，在质管员的技术指导下，具体负责在库药品的养护和质量检查工作；

2、负责对库存药品定期进行循环质量养护检查，一般药品每季一次，重点养护品种增加检查次数（每月一次），并做好养护检查记录；

3、对由于异常原因可能出现问题的药品、易变质药品、已发现质量问题药品的相邻批号药品、储存时间较长的药品，应缩短养护检查周期，加强养护；

4、养护检查中发现质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，同时报质量管理员处理；

5、做好药品的效期管理工作，6个月内近效期药品按月填写效期催报表；

6、指导并配合保管员做好库房温湿度监测管理工作，每日上、下午定时各一次对库房温湿度作记录；

7、根据气候环境变化，结合夏防、冬防计划，对中药饮片采取干燥、除湿、防虫等相应的养护措施；

8、负责对保管、养护仪器设备的管理、维护工作，建立仪器设备管理档案；

9、正确使用养护、保管、计量设备，并定期检查保养，做好计量检定记录，确保正常运行、使用；

10、每季汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时间储存药品的质量信息；

11、完成上级交办的其他任务。

第四章 工作机制

第九条  服务中心人员应严格遵守公司的《考勤制度》和《员工守则》，应以饱满的工作精神，较好的服务意识，认真履行岗位职责。

第十条 合理安排工作事项，根据事务轻重缓急，遵循急件先办原则，不因以手头已有工作而推延。

第十一条  建立换位思考的意识高度，从其他中心和人员的工作立场出发，不触犯原则的情况下，应给予协助。

第十二条 事务办理过程中，因意见不一的，因先从自身查找原因，做好沟通或冷处理，避免情绪化工作。

第十三条 确实无法办结的事项，应及时告之对方，说明情况，并向分管负责人做好报备。

第十四条 工作时间无待岗岗位，只要有人员不在岗的情况，中心负责人应安排其他人员代办该岗位事务。

第十五条  能当天完成的工作应当天完成，中心各负责人日常应做好岗位写实观察，判断好人员正常的工作效率，给予及时指正。

第十六条  虚心接受来自各方的合理意见和建议，结合实际工作，应调整人员或服务中心的工作方式或方法。

第五章  责任追究和执行

第十七条  服务中心各部门负责人应承担以下管理责任：

（一）及时了解和掌握与中心职责相关的国家和行业政策，根据公司实际管理情况，制定或修订公司相关制度，并组织实施；

（二）贯彻落实公司上层决定决议的事项，并组织实施；

（三）履行工作职责，分析研究职责范围内的工作情况，制定工作计划和工作目标，模范遵守公司的各项管理制度，结合职责范围内工作和实际情况，制定内部管理制度和岗位责任制，并组织实施；

（四）以公司大局为重，部门利益服从公司利益；

（五）履行监督，考核职责，对职责范围内的人和事进行监督、检查、考核，并依据规章制度实行奖惩。按照职责分工和权限办理事项，不得滥用职权、徇私舞弊；

（六）真实向上层反馈中心工作情况，不得夸张虚浮或者瞒报、迟报，不得损公肥私，假公济私，泄露公司商业机密，损害公司利益；

（七）营造中心积极向上的工作氛围 ，建立合谐同事关系，协作共赢。

第十八条 服务中心员工在工作中应承担以下工作责任：

（一）真实有效的贯彻公司的方针政策和各项决策决议；

（二）真实履行岗位职责，优质高效完成岗位工作，认真执行公司领导或中心领导交办的工作，并按要求和时限完成；

（三）规范遵守公司各项规章制度和中心管理制度，及时向部门领导反馈工作中的相关事宜，并提出合理化建议；

（四）廉洁奉公，不得损公肥私，损害公司利益，不得泄露公司商业机密。

第十九条  未能承接上述工作责任的，根据公司《奖惩制度》进行追究处理。

第六章  考    核

第二十条  为调动中心员工的工作积极性，切实提高人员规范服务的自觉性，加强与公司经营发展的协同性，中心开展考核工作。

第二十一条  考核对象为中心全体员工，实行逐级考核，中心负责人对中心各组负责人考核并打分，各组负责人对组内员工考核并打分。

第二十二条  考核内容主要包括岗位职责履行情况、公司规章制度执行情况、工作态度、工作差错情况、协作沟通情况、岗位卫生情况等。

第二十三条  考核结果通知本人，并与公司绩效进行挂钩，形成考核奖，成为人员收入的一部分。

第二十四条  根据公司考核要求，考核周期为一月一次，每月6号前完成上月的中心考核工作。

第二十五条  按照《员工月度考核方案》和《人员考核评分标准》的规定，具体进行操作。

第七章  附    则

第二十六条  本管理制度应与公司《人力资源管理制度》、、 《财务管理制度》、 《各级质量管理制度》等相结合执行。